KPIs de retail
KPIs de retail: los indicadores para medir tu sell-out
Los KPIs de retail que una marca debe seguir en cada cadena: venta, tiendas con venta, quiebres, días de inventario y más, con fórmulas y ejemplos.
En resumen
- Un KPI de retail sirve si responde una pregunta concreta, se puede bajar a la tienda y al producto, y lleva a una acción.
- La venta se explica con dos KPIs: en cuántas tiendas vendes y cuánto vendes en cada una. Separarlos te dice si una caída es un problema de presencia o de rotación.
- Los KPIs de inventario, como los días de inventario, el porcentaje de quiebre y el sugerido de compra, te dicen dónde ya pierdes venta y dónde la vas a perder.
- El fill rate y el OTIF miden cómo abasteces a la cadena. Los KPIs de sell-out miden lo que pasa después, en la góndola.
Cada lunes, tu equipo comercial abre el reporte de ventas y mira un número: la venta de la semana frente al año anterior. Si sube, todos tranquilos. Si baja, empiezan las preguntas: ¿en qué cadena?, ¿en qué tiendas?, ¿es precio, es quiebre, es la competencia? Y responderlas puede tomar días.
Un buen dashboard de KPIs responde esas preguntas antes de que alguien las haga. En esta guía repasamos los KPIs de retail que una marca de consumo debe seguir en cada cadena: qué mide cada uno, cómo se calcula, un ejemplo y qué hacer cuando se mueve.
¿Qué es un KPI de retail?
Un KPI (key performance indicator, o indicador clave de desempeño) es una métrica que te dice si vas bien o mal en algo que importa. Para una marca que vende a través de cadenas, los KPIs de retail salen de dos fuentes: el sell-out, lo que el consumidor compra en cada tienda, y el inventario de cada tienda.
Un KPI sirve si cumple tres condiciones:
- Responde una pregunta concreta, como «¿estamos perdiendo tiendas?» o «¿dónde nos vamos a quedar sin stock?».
- Se puede bajar al detalle: de la cadena al formato, a la tienda y al producto.
- Lleva a una acción: reponer, redistribuir, corregir un precio o negociar con la cadena.
Los KPIs de esta guía se agrupan en cuatro familias: venta, presencia en tiendas, inventario y abastecimiento.
KPIs de venta
Sell-out en unidades y en valor
Las unidades vendidas y la venta en dinero, sin impuestos, en el periodo. Es el punto de partida: las unidades sirven para la operación (reposición y producción) y el valor, para el negocio (presupuesto y peso de cada cadena). Usa siempre la venta sin impuestos: no todas las cadenas la reportan igual, y mezclar criterios infla unas cadenas frente a otras.
Variación frente al año anterior
Variación = (venta del periodo ÷ venta del mismo periodo del año anterior − 1) × 100
Compara siempre periodos equivalentes: este septiembre con el septiembre pasado. La comparación con el mes anterior sirve para seguir la tendencia, pero mezcla la estacionalidad: diciembre casi siempre le gana a noviembre.
Precio promedio
Precio promedio = venta con impuestos ÷ unidades vendidas
Con la venta con impuestos, es el precio que paga el consumidor. Si la venta en dinero sube y las unidades no, subió el precio o cambió el mix. Si las unidades suben y el precio promedio baja, suele haber una promoción moviendo volumen. Compáralo entre cadenas: una diferencia grande de precio suele explicar una diferencia de venta.
Venta diaria promedio
Venta diaria promedio = unidades vendidas ÷ días del periodo
Sirve para comparar periodos de distinta duración y es la base de los días de inventario y del sugerido de compra.
KPIs de presencia en tiendas
Tiendas con venta
Cuántas tiendas vendieron al menos una unidad de tu producto en el periodo. Es tu distribución real: no en cuántas tiendas estás codificado, sino en cuántas el consumidor te encuentra y te compra.
Venta por tienda
Venta por tienda = venta ÷ tiendas con venta
Se mide en unidades o en dinero, y te dice cuánto rota tu producto donde está presente. Es uno de los KPIs que mira la cadena para decidir cuánto espacio darte en la góndola.
Cobertura de venta
Cobertura de venta = tiendas con venta ÷ tiendas con surtido × 100
Las tiendas con surtido son las que tienen tu producto codificado. Como no todas las cadenas reportan el surtido, una regla práctica es contar una tienda si hoy tiene stock de tu producto o si lo vendió en el último año. Una cobertura de venta baja significa que hay tiendas donde deberías vender y no vendes.
La venta se explica con dos KPIs
Venta = tiendas con venta × venta por tienda
Esta descomposición es la forma más rápida de diagnosticar una caída. Un ejemplo: en septiembre, la venta de Cacao Alto Leche 90g en Wong cayó 6,0% frente al año anterior.
| Septiembre del año anterior | Septiembre | Variación | |
|---|---|---|---|
| Venta | S/ 49.500 | S/ 46.535 | −6,0% |
| Tiendas con venta | 45 | 41 | −4 tiendas |
| Venta por tienda | S/ 1.100 | S/ 1.135 | +3,2% |
La barra vende más en cada tienda que hace un año. El problema no es la rotación: son cuatro tiendas menos con venta. Y al revisar el inventario, 7 de las 48 tiendas de su surtido no tienen stock. La respuesta no es una promoción: es reponer.
KPIs de inventario
Stock en unidades y valorizado
Las unidades de tu producto en cada tienda, según el último reporte de la cadena, y su valor al costo. El stock es una foto: lo que importa es cuánto dura, y eso lo dicen los días de inventario.
Días de inventario
Días de inventario = stock actual ÷ venta diaria promedio
Cuántos días alcanza el stock al ritmo de venta actual. Una tienda con 36 unidades que vende 12 al día tiene 3 días de inventario; si la cadena la repone cada 5 días, se va a quedar sin stock dos días antes de la siguiente entrega. En el otro extremo, demasiados días de inventario son capital inmovilizado, riesgo de vencimiento y una cadena que deja de pedir.
Los días de inventario también expresan la rotación de inventario, que es su inverso: con 30 días de inventario, rotas tu stock unas 12 veces al año (365 ÷ 30).
Mídelos por tienda: el promedio de la cadena esconde las tiendas que están por quedarse sin stock y las que lo acumulan, como mostramos en Sell-out: qué es y en qué se diferencia del sell-in.
Tiendas en quiebre y porcentaje de quiebre
% de quiebre = tiendas en quiebre ÷ tiendas con surtido × 100
Una tienda está en quiebre cuando tu producto es parte de su surtido y hoy no tiene stock. En el ejemplo, 7 de 48 tiendas: 14,6% de quiebre. Es el KPI que más rápido se convierte en venta perdida, y lo vemos a fondo en Quiebre de stock.
Cobertura de stock
Cobertura de stock = tiendas con stock ÷ tiendas con surtido × 100
Es el complemento del porcentaje de quiebre: en el ejemplo, 41 de 48 tiendas tienen stock, es decir, 85,4%.
Sugerido de compra
Sugerido de compra = días de inventario objetivo × venta diaria promedio − stock actual
Las unidades que cada tienda necesita para llegar a tus días de inventario objetivo; si el resultado es negativo, el sugerido es cero. Para la tienda que vende 12 al día y tiene 36 unidades, con un objetivo de 30 días, el sugerido es 30 × 12 − 36 = 324 unidades. Sumado por cadena, es el pedido que le propones al comprador, con el detalle por tienda que lo respalda.
KPIs de abastecimiento: los que la cadena te mide
Hay dos KPIs que no salen de tu sell-out, sino de las órdenes de compra de la cadena y de tus despachos, y que muchas cadenas usan para evaluar a sus proveedores:
- Fill rate o nivel de servicio: unidades entregadas ÷ unidades pedidas × 100. Mide si entregas lo que te piden.
- OTIF (On Time In Full): pedidos entregados a tiempo y completos ÷ total de pedidos × 100. Un pedido completo que llega un día tarde cuenta como incumplido.
Un ejemplo: de 10 pedidos de 100 unidades, entregas 7 completos y a tiempo, 1 completo pero un día tarde y 2 a tiempo pero con 80 unidades cada uno. Tu fill rate es 96% (960 de 1.000 unidades), pero tu OTIF es 70% (7 de 10 pedidos). Medir los dos te ayuda a encontrar el problema. Un fill rate bajo apunta al abastecimiento. Un fill rate alto con un OTIF bajo dice que fallas en muchos pedidos, pero por poco: separa los incompletos de los tardíos para saber si el problema es de abastecimiento o de logística, como las citas, el transporte o los documentos.
La fórmula exacta, la meta y las penalidades dependen del acuerdo con cada cadena. Y estos KPIs terminan donde empieza el sell-out: te dicen si el producto llegó a la cadena, no si llegó a la góndola ni si se vendió.
Cómo leer los KPIs juntos
| Lo que ves | Lo que suele significar | Qué hacer |
|---|---|---|
| La venta cae y las tiendas con venta también | Perdiste presencia: quiebres o tiendas que dejaron de pedir | Revisa las tiendas en quiebre y envía el sugerido de compra |
| La venta cae, pero las tiendas con venta se mantienen | Vendes menos en cada tienda | Revisa el precio promedio, las promociones de la competencia y la exhibición |
| Las unidades suben y el precio promedio baja | Suele ser una promoción que mueve volumen | Cuida el stock durante la promoción y después |
| Los días de inventario suben y la venta no | Se acumula stock | Pide a la cadena que frene la reposición en esas tiendas y propón una activación |
| Pocos días de inventario en tiendas que venden bien | Un quiebre en camino | Prioriza esas tiendas en el próximo pedido |
Una rutina semanal con tus KPIs
- Revisa que los datos de todas tus cadenas estén al día. Si una cadena no actualizó, su venta va a parecer una caída.
- Mira la venta frente al año anterior por cadena y formato.
- Si algo cae, sepáralo en tiendas con venta y venta por tienda.
- Revisa las tiendas en quiebre y las que tienen menos días de inventario que su tiempo de reposición.
- Cierra con el sugerido de compra por cadena, para tu próxima conversación con cada comprador.
Tus KPIs de retail en Ciro
En Ciro, los KPIs de venta, presencia en tiendas e inventario de esta guía vienen listos, calculados con tu sell-out y tu inventario homologados y con la misma definición para todas tus cadenas. Los combinas en exploraciones y dashboards por cadena, formato, categoría, tienda o producto, y los ves también en el celular:
| KPI | Fórmula | En Ciro |
|---|---|---|
| Sell-out en unidades | Unidades vendidas | SO (Un) |
| Sell-out en valor | Venta sin impuestos | SO (PVP) |
| Variación frente al año anterior | Venta ÷ venta del mismo periodo del año anterior − 1 | SO (PVP) Var. A. Ant. |
| Precio promedio | Venta con impuestos ÷ unidades | PVP Prom |
| Tiendas con venta | Tiendas con al menos una venta en el periodo | Tdas c/ Venta |
| Venta por tienda | Venta ÷ tiendas con venta, en unidades o en dinero | SO (Un)/Tda Vta, SO (PVP)/Tda Vta |
| Cobertura de venta | Tiendas con venta ÷ tiendas con surtido | Cober Venta |
| Stock | Unidades y costo del inventario actual | Stock (Un), Stock (Costo) |
| Días de inventario | Stock ÷ venta diaria promedio | DOH (Un) |
| Porcentaje de quiebre | Tiendas en quiebre ÷ tiendas con surtido | Cober Quiebre |
| Cobertura de stock | Tiendas con stock ÷ tiendas con surtido | Cober Stock |
| Sugerido de compra | Días objetivo × venta diaria − stock | Sug (Un), Sug (Costo) |
Tú defines tus días de inventario objetivo y la ventana de surtido; por defecto, 30 y 365 días. Y si un KPI se mueve, pregúntale a tu agente de IA por qué: ChatGPT, Claude o Copilot consultan los mismos KPIs en Ciro, separan la caída en tiendas, quiebres y precio, y te recomiendan qué hacer. Tú decides.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un KPI de retail?
Es un indicador que resume cómo le va a un producto, una marca o una cadena en el canal retail. Para una marca que vende a través de cadenas, los KPIs de retail salen de su sell-out y del inventario de cada tienda: venta, tiendas con venta, venta por tienda, días de inventario, quiebres de stock y sugerido de compra, entre otros.
¿Cuáles son los KPIs de retail más importantes para una marca de consumo?
Los esenciales son el sell-out en unidades y en valor, la variación frente al año anterior, el precio promedio, las tiendas con venta, la venta por tienda, los días de inventario, el porcentaje de quiebre de stock y el sugerido de compra. Muchas cadenas, además, evalúan a sus proveedores con el fill rate y el OTIF.
¿Cómo se calculan los días de inventario?
Se divide el stock actual entre la venta diaria promedio. Por ejemplo, una tienda con 36 unidades que vende 12 al día tiene 3 días de inventario; si la cadena no la repone antes de esos 3 días, la tienda se va a quedar sin stock. Conviene calcularlos por tienda y producto, porque el promedio de una cadena esconde los extremos.
¿Qué diferencia hay entre fill rate y OTIF?
El fill rate mide qué porcentaje de las unidades pedidas entregaste. El OTIF mide qué porcentaje de los pedidos llegó a tiempo y completo, así que un pedido completo pero tardío cuenta como incumplido. Por ejemplo, si de 10 pedidos de 100 unidades entregas 960 unidades, pero solo 7 pedidos llegan completos y a tiempo, tu fill rate es 96% y tu OTIF, 70%.
¿Cada cuánto conviene revisar los KPIs de sell-out?
Los de inventario, como los quiebres y los días de inventario, cada día, porque el stock cambia rápido. Los de venta y presencia en tiendas, cada semana, por cadena y formato. Y todos al cierre del mes, para la conversación con cada cadena.
